Za uspeh na tako rekoč kateremkoli področju v življenju sta potrebna znanje in učinkovito upravljanje s časom. Vedno se zdi, da ni dovolj ur v dnevu, da bi postorili vse, kar je potrebno storiti. Če želite doseči več kot drugi in to v krajšem času, morate izboljšati način, na katerega koristite čas. Tako preprosto je to.
Učinkovito upravljanje s časom se nanaša na to, kako si slednjega organizirate za različne dnevne aktivnosti. Obstaja veliko različnih orodij in tehnik, s katerimi si lahko pomagate, da boste manj pretvorili v več. Manj časa v več opravljenih nalog, seveda.
Vsebino je v originalu na svojem blogu zapisal Brian Tracy, eden najboljših profesionalnih govornikov na svetu. Njegov cilj je pomagati strankam doseči osebne in poslovne cilje hitreje, kot si sploh lahko predstavljajo. Svetoval je že več kot 1.000 podjetjem in nagovoril ogromne množice na več kot 5.000 javnih nastopih in seminarjih.
Njegovo odlično knjigo Točka zbranosti lahko samo do konca meseca pri nas naročite po najnižji ceni v Sloveniji. Tudi stroške pošiljanja pokrijemo mi!
Zakaj je učinkovito upravljanje s časom tako pomembno?
Čas je vaše najdragocenejše sredstvo. Ne morete ga shraniti, lahko ga zgolj razporejate – od aktivnosti, ki imajo manjšo vrednost, do aktivnosti z višjo vrednostjo.
Vsako delo zahteva čas.
Že samo to, da si vzamete trenutek, da razmislite o tem, kako ga boste izkoristili, bo nemudoma povečalo vašo produktivnost.
Nekoč sem bil mnenja, da je učinkovito upravljanje s časom zgolj poslovno orodje, kot denimo kalkulator ali mobilni telefon. Nanj sem gledal kot na nekaj, s čimer povečuješ produktivnost in si posledično bolje plačan. Nato pa sem se naučil, da učinkovito upravljanje s časom ni nekakšna postranska aktivnost ali sposobnost. Je temeljna aktivnost, na kateri temelji vse ostalo v življenju.
Več: 7 nasvetov za uspešno upravljanje s časom.
Navajamo nekaj nasvetov Briana Tracyja za učinkovito upravljanje s časom, s katerimi si lahko pomagate upravljati s 24 urami, ki jih imate vsak dan na voljo, na najbolj učinkovit način.
1. Pojejte žabo za zajtrk
Mark Twain je nekoč rekel, da je vsako jutro najprej potrebno pojesti žabo, da lahko dan nadaljuješ z zadovoljstvom in zavedanjem, da si že prestal najslabšo točko dneva. V vsem dnevu se ti torej po vsej verjetnosti ne bo zgodilo ničesar bolj groznega.
Vaša žaba je vaša največja in najpomembnejša naloga, s katero boste verjetno odlašali in odlašali, dokler bo mogoče.
Če morate pojesti dve žabi, pojejte najprej gršo. Torej, če imate pred sabo dve pomembni nalogi, se najprej posvetite največji, najtežji in najpomembnejši.
Disciplinirajte se in zgradite rutino, da boste začeli nemudoma in vztrajali, vse dokler naloga ne bo opravljena. Šele nato se lahko začnete ukvarjati z nečim drugim.
Nesposobnost izvrševanja je dandanes eden izmed največjih problemov v organizacijah. Mnogi ljudje aktivnosti zamenjujejo z dosežki. Nenehno govorijo, sestankujejo v nedogled in pripravljajo čudovite načrte, ko pa pridejo do končne analize, ugotovijo, da nihče ni opravil svoje naloge in da cilji niso doseženi.
Bližnjice ne obstajajo in prakticiranje je tisto, ki je potrebno, da obvladamo neko področje. Na srečo je naš um kot mišica. Močnejši in sposobnejši postaja ravno z njegovo rabo. S prakso se lahko naučimo kateregakoli vedenja in razvijamo vsako navado, za katero menimo, da je zaželena ali nujna.
Kaj je vaša žaba? Katero nalogo sovražite opravljati, pa jo morate vsak dan? Ko ste določili svojo žabo, naj postane vaša navada, da se zjutraj zbudite in jo pohrustate za zajtrk.
2. Razvijte občutek urgentnosti
Najpomembnejše merilo časa je hitrost. Najpomembnejša kvaliteta, ki jo lahko razvijete, ko gre za učinkovito upravljanje s časom, je občutek urgentnosti.
Gre za navado, da reagirate hitro, ko se pojavi priložnost. Razvijte nagnjenje k akciji. Hiter tempo je ključen za uspeh. Uspešni ljudje ne delajo zgolj trdo, temveč tudi hitro.
3. Prenehajte odlašati
Ne odlašajte na jutri. Odlašanje ni le tat časa, temveč tudi tat življenja. Učinkovito upravljanje s časom vključuje sposobnost hitrega dela, ko je nekaj potrebno postoriti. Razviti morate sloves, da ste hitri in da se lahko ljudje na vas zanesejo.
Držite se pravila in majhne naloge opravite takoj, ko se pojavijo. Ta navada vam bo omogočila, da si boste prihranili ogromne količine dela in to vsak dan.
Fokusirajte se! Neverjetno je, koliko časa lahko prihranite že samo s tem, da nalog ne prelagate in se k njim ne vračate več kasneje, temveč jih opravite nemudoma.
Razvili boste sloves, da se vam lahko zaupa naloge, katere je potrebno hitro opraviti.
4. Razmišljajte na papirju
Vzemite kos papirja in napišite vse, kar morate storiti. Napišite res vse, vključno s tem, da si morate vzeti čas za trening in zdravo kosilo, pripraviti večerjo za otroke in družino. Skratka, vsak detajl.
Nato se postopite organizacije. Poglejte na seznam opravil in se vprašajte: “Če bi lahko danes opravil zgolj eno nalogo na seznamu, katera bi to bila?”
Kaj pa, če bi lahko opravil le dve ali tri? Nato se lotite prve naloge in ne odnehajte, dokler ne končate. Šele nato preidite k drugi in nato k tretji.
Obstajajo različni tipi seznamov opravil za različne namene:
-
Najprej sestavite mega seznam, na katerega napišite vse, česar se morate domisliti, da želite storiti enkrat v prihodnosti. Zapisujte ideje, odgovornosti in opravila. Z njihovim razvrščanjem se lahko začnete ukvarjati kasneje.
-
Dobro je, če imate tudi mesečni seznam za vsak naslednji mesec. Nanj lahko uvrstite opravila iz prej omenjenega mega seznama.
-
Tretjič. Pripravite si tedenski seznam, na katerem boste načrtovali vaš naslednji teden. To je seznam, ki ga dograjujete, medtem ko se prebijate skozi tekoči teden.
-
In končno, opravila iz vašega mesečnega in tedenskega seznama vključite še na vaš dnevni seznam. To so specifične aktivnosti, ki jih morate postoriti, da bi dosegli dnevne cilje.
Odkljukajte posamezna opravila, ko zaključite z njimi. Ta aktivnost vam daje vizualno predstavo dosežka. Ustvarja občutke uspeha in vas poganja naprej. Ko boste videli, kako se prebijate po seznamu naprej, vas bo to dodatno motiviralo in napolnilo z energijo. Zvišalo bo vašo samozavest in spoštovanje, ki ga gojite do sebe. Nenehen viden napredek vam bo pomagal premagati odlašanje.
5. Izogibajte se motnjam
Če boste v vaš poštni predal pogledali zjutraj, se vam lahko kaj hitro naredi, da vas zanese s poti. Začne se z enim emailom, še preden pa se zavedate, mine že nekaj ur, vi pa še vedno niste začeli s prvo nalogo na vašem seznamu opravil.
Družabna omrežja so med delom enostavno prepovedana, saj veljajo za eno največjih motenj osredotočenosti.
Izklopite tudi telefon in se osredotočite na delo.
6. Napišite seznam opravil večer pred tem
Za produktivnost je ključnega pomena, da vsak dan za naslednji delovni dan sestavite seznam ciljev in opravil. Vzemite si čas! Več časa kot si boste vzeli za pripravo, bolj hitra in učinkovita bo kasneje sama izvedba.
Vaša sposobnost ustvarjanja dobrih načrtov je merilo vaše splošne kompetence. Boljši načrt, kot imate, lažje boste premagali odlašanje in lažje boste začeli ter nadaljevali.
Z zapisovanjem ciljev pred spanjem boste razmislili o stvareh, ki jih morate postoriti in se mentalno pripravili zanje, še preden se drugo jutro zbudite. Možgani delajo, tudi ko spite, in kot bonus se boste mnogokrat prebudili z odličnimi idejami, ki jih je ustvarila vaša podzavest.
Ko se pripravljate na naslednji dan, organizirajte seznam opravil glede na prioriteto, nato pa se držite načrta in vaše delo bo potekalo hitreje in bolj gladko kot kadarkoli. Že samo s tem lahko vašo produktivnost izboljšate za 25 ali več odstotkov.
Počutili se boste močnejše in bolj kompetentne. Postorili boste več in hitreje kot ste si predstavljali. Sčasoma boste neizogibno postali nepremagljivi.
Vir: briantracy.com
