Vsi imamo v enem dnevu enako število razpoložljivih ur. Vendar pa so nekateri ljudje zmožni doseči v teh 24 urah več kot drugi. Skrivnost njihovega uspeha je v nadzorovanju tega časa, namesto da bi prepustili, da čas nadzira njih. Z drugimi besedami, razlika je uspešno upravljanje s časom.

Kaj je upravljanje s časom?

Upravljanje s časom je tehnika za efektivnejše uporabljanje časa. Gre za organizacijo profesionalnih in zasebnih nalog na podlagi njihove nujnosti in pomembnosti. Prvo se poskrbi za najnujnejša in najpomembnejša opravila, temu pa sledijo aktivnosti, ki niso nujne, a so vseeno pomembne. S postavljanjem prioritet v vašem urniku lahko osredotočite vaš čas in energijo tja, kjer sta najbolj potrebna.

Popularna strategija upravljanja s časom za ocenitev in določitev prioritet opravil je na primer Eisenhowerjeva matrika. Prikazana je na spodnji sliki. Vsak kvadrant vsebuje primere za tipe aktivnosti in vrstni red, po katerem se opravijo.

Ali ste uspešni pri upravljanju s časom?

Uspešno upravljanje s časom vključuje zavestno načrtovanje in premišljeno odločanje. Prav tako vključuje ohranjanje osredotočenja in prioritetno izvajanje pomembnih nalog namesto da bi vas iztirile nepomembne distrakcije.

Če želite vedeti ali ste uspešni pri upravljanju s časom, si odgovorite na naslednja vprašanja:

• Ali vem, kako efektivno ovrednotiti moje naloge glede na njihovo pomembnost in nujnost?

• Ali vem, koliko časa porabim za vsako izmed nalog?

• Ali moram delo opravljati še doma, da je narejeno do konca?

Ko ste enkrat ocenili svoje sedanje zmožnosti naredite načrt za njihovo izboljšanje. Ni enostavno, vendar pa je mogoče. Uspešni ljudje za povečanje produktivnosti in učinkovitosti v zasebnem in poslovnem življenju za upravljanje s časom izkoriščajo številne spretnosti. Če vam zmanjka motivacije, vas vabimo k branju razširjenega vodiča o motivaciji.

Pogoste pasti upravljanja s časom

Ko poskušate upravljati s časom se rado zgodi, da zaidete s poti. Da bi izboljšali upravljanje s časom, se morate poskušati izogibati sledečim pogostim pastem:

• Past št. 1: Ne naredite si seznama nalog. Če ne veste, kaj mora biti narejeno, ne morete učinkovito postaviti prioritetnih nalog.

• Past št. 2: Večopravilnost. Nasprotno od popularnega prepričanja, je večopravilnost (ang. multitasking) pravzaprav manj produktivno kot pa osredotočanje na vsako posamezno nalogo naenkrat. To je zato, ker naši možgani niso opremljeni za to, da bi hkrati opravljali dve nalogi, ki zahtevata visoko nivojske možganske funkcije. Nekatere študije kažejo, da lahko večopravilnost znižuje naš IQ, ker je naša pozornost razcepljena, in lahko celo poškoduje naše možgane.

• Past št. 3: Ne veste, koliko časa zahteva določena naloga. Ali lahko napišete poročilo v eni uri ali boste potrebovali tri ure? Če ne veste, koliko časa vam vzame določena naloga, ne morete učinkovito upravljati z vašim časom ali postaviti prioritetnih nalog.

Sedem spretnosti za uspešno upravljanje s časom

Dokazano je, da produktivnost vodi v profitabilnost. Uspešno upravljanje s časom … Predstavljamo vam tehnike za uspešno upravljanje s časom, ki se jih poslužujejo uspešni in bogati ljudje.

Pričnite dan zgodaj

Če bi uspešno ljudi vprašali, kdaj zjutraj vstanejo, bi hitro videli isti vzorec: ti ljudje vstajajo ob zori, da lahko popolnoma izkoristijo dan.

Podjetje za poslovne finance, Fleximize, je zbralo jutranje navade nekaterih najuglednejših oseb današnjega časa. Ugotovili so da:

• izvršni direktor Appla, Tim Cook, vstaja ob 5h zjutraj.

• Urednica revije Vogue, Anna Wintour, vstane ob 5.45 in preden gre v pisarno igra tenis.

• Oprah Winfrey se zbudi ob 6h zjutraj, meditira in teče na tekaški stezi, preden se odpravi v studio.

Morda ste opazili še eno pomembno strategijo uspešnih ljudi: telovadba je pomemben del njihovega življenja.

Ko načrtujete svoj dan si zastavite prioritete in cilje 

Dnevni delovni načrt ljudem omogoča, da določijo potek njihovega dneva in nato postopno napredujejo proti svojim ciljem. Uspešni podjetniki vedo, da vsak dan štejejo tako nujne kot pomembne naloge. K dnevu pristopijo tako, da uravnotežijo te naloge in prihranijo bolj hlapčevske naloge za kasneje.

Rob Rawson, izvršni direktor podjetja Time Management, opravi svoje najpomembnejše naloge prvo zjutraj, še preden je zasičen z e-maili in drugimi trivialnimi nalogami. Če svoje cilje razbijete na delčke je lažje napredovati in jih uresničiti.

Nekateri karierni svetovalci predlagajo, da svoj čas razdelite v dneve “fokusa” in dneve “priprav”. Prvi dnevi so za opravila, ki prispevajo k večji sliki, kot so razvoj podjetja in nadzorovanje zaposlenih. Dnevi odboja pa so namenjeni tistim malenkostim, kot sta papirologija in sestanki.

Osredotočite se na eno nalogo naenkrat

Med ljudmi pogosto velja prepričanje, da je večopravilnost najbolj učinkovita izraba časa. Vendar se izkaže, da je večopravilnost pravzaprav izguba časa. Nevroznanstvenik Earl Miller pravi, da se večji del časa enostavno ne moremo osredotočiti na več kot eno stvar naenkrat. “Ljudje ne moremo uspešno opravljati več opravil hkrati. Tisti, ki trdijo, da lahko, zavajajo sami sebe,” pravi.

Resnična učinkovitost pomeni osredotočenje na eno stvar naenkrat in dokončanje te naloge preden nadaljujemo na naslednjo.

Privzemite pravilo 80/20

Pravilo 80/20, imenovano Paretovo pravilo pravi, da 20 odstotkov aktivnosti vodi k 80 odstotkom rezultatov. Ostalih 80 odstotkov opravil pa prispeva le 20 odstotkov k rezultatom. Uspešni ljudje vedo, da najpomembnejše naloge vodijo k najpomembnejšim rezultatom. Ostale naloge porazdelijo med zaposlene. Po mnenju uspešnega slovenskega podjetnika, Roberta Roliha, je Paretovo načelo v podjetništvu prodaja in marketing.

Pogosteje recite ne in osvojite umetnost kratkih sestankov

Izvršna direktorica podjetja NewBrand Analytics, Kristin Muhlner, verjame, da je beseda ne ključna, da se ne zadolžite – tako poslovno kot zasebno. Uspešni ljudje prepoznajo, katerih sestankov se je ključno udeležiti in katerim je potrebno reči ne. Ali pa jih vsaj zelo skrajšati.

 

Vir: Square up

 

[contact-form-7 404 "Not Found"]