Ste se kdaj spraševali, kako je mogoče, da imajo nekateri ljudje dovolj časa za vsa dnevna opravila, medtem ko vi vedno hitite od ene naloge k drugi in nikoli popolnoma ne dokončate vsega? Vaš dan je enostavno prekratek za vse. Ali pa imajo morda drugi manj opravil? Ne. Najverjetnejši odgovor je, da prvi svoj čas uporabljajo bolj efektivno in imajo dobre sposobnosti za time management.

Kako osvojiti time management?

Brian Tracy v svoji uspešnici Točka zbranosti piše takole: “Bolj, kot boste imeli svoj čas in življenje pod nadzorom, več boste naredili in bolj boste v svojem delu uživali. Več kot boste naredili, več prostega časa boste imeli. Več kot boste imeli prostega časa, bolj spočiti boste. Bolj spočiti kot boste, pozornejši in učinkovitejši boste, ko boste delali, in tako več naredili.”

Krogotok, ki se prične in zaključi s tem, da imate svoje življenje in svoj čas pod nadzorom. Toda kako, se sprašujete? Berite dalje in razkrili vam bomo kako se naučiti učinkovito upravljati s svojim časom.

Time management kot koncept je izredno lahek, v praksi pa je nekoliko drugače. Izredno težko ga je namreč osvojiti in redno izvajati, saj zahteva vložek časa, truda in predanosti. A ko ga enkrat osvojite, boste ugotovili, da imate kar naenkrat čas za vse, kar si želite in morate početi.

Nujne in pomembne naloge

Pri učenju upravljanja s časom je izredno pomembno, da razumete razliko med dvema oblikama nalog/aktivnosti: nujne in pomembne. Ločevanje nalog je ključ do postavljanja prioritet v svojem času in delu.

Pri tem pa ne pozabite, da ste vi in vaše zdravje na prvem mestu! Samo zato, ker imate veliko dela, to še ne pomeni, da gibanje in zdrava prehrana nista pomembna. Ne ignorirajte svojega fizičnega in psihičnega zdravja zavoljo “nujnejših” nalog.

Nujne naloge zahtevajo vašo takojšnjo pozornost, ni pa nujno, da bo vaša pozornost imela vpliv nanje.

Pomembne naloge štejejo in če jih ne opravite, lahko to ima resne posledice za vas in druge.

Primeri:

• Javljanje na telefon je nujna naloga. Če je ne opravite, bo klicatelj odložil in ne boste vedeli, zakaj je klical. Seveda lahko gre za klic, ki je za vas v danem trenutku popolnoma nepomemben, pa vendar. Ne morete vedeti, dokler se ne javite.

• Redno obiskovanje zobozdravnika je pomembna naloga. Vsaj tako so nas učili. Če je ne izvršite, tvegate kakršnokoli okvaro ali bolezen zobovja in dlesni. Ni pa to opravilo nujno. Načrtujete ga lahko nekje v prihodnosti.

• Iti po otroke v vrtec ali šolo je oboje, nujno in pomembno. Če vas ni tam ob pravem času, bo otroke pričelo skrbeti, da vas ne bo.

• Branje smešnih vsebin na spletu in preverjanje Facebooka nista niti nujni niti pomembni opravili. Zakaj so torej ravno takšna opravila tista, ki se jih zjutraj prvo lotite?

Pri določanju pomembnosti dnevnih opravil si lahko pomagate s spodnjo matriko, kamor si vsak večer vpišete naloge za naslednji dan, tekom dneva pa jih po potrebi spreminjate in prilagajte.

Ohranite red in čistočo

Večini ljudi nered predstavlja motnjo in kvari njihovo splošno razpoloženje. Ohranjanje reda lahko izboljša tako vašo samozavest kot motivacijo. Prav tako boste lažje in hitreje našli stvari, če bo vaše delovno okolje lepo urejeno. S tem pa boste dodali še kakšno minutko v svoj natrpan urnik in prihranili kakšen atom energije.

Če se nikakor ne morete posloviti od nereda in spadate celo v skupino ljudi, ki trdijo, da je nered red za genije, potem se disciplinirajte vsaj toliko, da boste z dosega rok sproti odstranili stvari, ki so že opravljene. Tiste pa, ki jih morate opraviti položite na vidnejše mesto.

Izberite svoj trenutek

Vsi imamo nek čas v dnevu, ko smo bolj produktivni in delamo bolje. Nekateri so bolj produktivni zjutraj, spet drugi zvečer oziroma ponoči. Zato je najbolje, da svoj urnik načrtujete tako, da najtežje naloge dneva uvrstite v čas, ko ste najbolj produktivni.

Brian Tracy v svoji knjigi Poljubi žabo! pravi, da morate najgršo žabo poljubiti za zajtrk. Žabo opisuje kot tisto opravilo, ki vam ga je najtežje opraviti, doprinaša pa največ k vašemu rezultatu. Izberite si torej trenutek, ko boste poljubili svojo žabo, ostala opravila, kot so sestanki in administrativne zadeve, pa načrtujte za takrat, ko nimate več toliko energije.

Majhna, nenujna opravila, kot je recimo odgovor na e-mail, lahko opravite tudi v kratkih trenutkih čakanja ali pavze, kar je odličen primer za time management.

Ne odlašajte

Naloge, ki je nujna in pomembna, se lotite takoj. Če se zalotite pri iskanju izgovorov, zakaj bi jo preložili na kasneje, se vprašajte, zakaj je temu tako.

Lahko da dvomite o pomembnosti ali nujnosti naloge. Morda ste zaskrbljeni zaradi etičnih razlogov ali pa ste mnenja, da opravilo ni dobra ideja. Če se pojavijo takšni ali drugačni dvomi, je najboljša rešitev za to pogovor s sodelavci, nadrejenim, prijatelji ali družino. Z nekom, ki pozna vas in vaše delo ter nekom, ki mu zaupate, da vam bo pomagal najti najboljšo alternativo.

Če ne najdete nobenega drugega razloga za odlašanje, kot sta nemotiviranost in nepripravljenost za delo, si pomagajte z nasveti, kako prenehati odlašati in povečati svojo samomotivacijo. Le tako boste lahko time management uspešno vpeljali v svojo rutino.

Ne izvajajte več opravil hkrati

Večopravilnost ali multitasking je znanstveno dokazano neučinkovita metoda za povečanje produktivnosti. Naši možgani se enostavno niso zmožni osredotočati na več opravil hkrati.

Veliko bolje je, če najprej dokončate eno nalogo in šele nato pričnete z drugo. Če morate narediti veliko stvari v istem času, jih razdelite v skupine in podobne naloge izvajajte eno za drugo. To je tudi dokazana metoda za večjo učinkovitost, saj naši možgani posnemajo vzorec prve naloge z drugo in tako lažje ter hitreje preklopijo med podobnimi opravili.

Več: 7 nasvetov za uspešno upravljanje s časom.

Ostanite mirni

Morda najpomembnejša stvar, ki si jo morate zapomniti je, da ostanete mirni. Če pustite, da vas količina nalog spravlja ob živce, je lahko to izredno stresno. Stres pa bo vašo produktivnost le še zmanjšal in niti time management vam ne bo več pomagal iz časovne stiske.

Zapomnite si, da se Svet ne bo prenehal vrteti, če vam ne bo uspelo opraviti zadnje naloge v dnevu ali če jo boste preložili na naslednji dan. Važno je le, da opravite naloge, ki ste jih uvrstili visoko na seznam pomembnosti in nujnosti. Ne izvajajte pritiska sami nad seboj po nepotrebnem.

Pojdite domov pomirjeni, počnite stvari, ki vas sproščajo in pojdite v posteljo zgodaj, da boste naslednji dan spočiti in polni energije. Tako boste lahko opravili naloge, ki so vam ostale od prejšnjega dne in tiste, ki vas čakajo danes.

 

Če vam je bil prispevek všeč, ga prosim delite naprej. 🙂